Kundenbericht Starmann Group: Projektcontrolling mit Data Warehouse

Monatliche Excel-Berichte kommen für die Steuerung laufender Projekte zu spät. Projektcontrolling mit Business Intelligence liefert die entscheidenden Informationen häufiger und übersichtlicher. Ein Fassadenbauer hat seine Projektberichte deshalb von monatlicher Handarbeit auf eine zentrale Datenbasis und eine tägliche Berichtsansicht umgestellt. Die Entscheidungen bleiben bei den Verantwortlichen im Projekt.

Im bisherigen Projektcontrolling führten unterschiedliche Excel-Dateien zu voneinander abweichenden Zahlen. Die Erstellung hing von einzelnen Personen ab und war aufwendig sowie fehleranfällig. Für die Projektleitung lagen die Informationen nur zum Monatsende vor. Michael Tiroch, interner Projektleiter des Fassadenbauers, nennt drei Bedingungen für Entscheidungen: verlässliche Zahlen, Verfügbarkeit zum benötigten Zeitpunkt und eine Darstellung, die Handlungsbedarf erkennen lässt.

Den Schwerpunkt Projektcontrolling leitete das Unternehmen aus dem Informationsbedarf der Fachbereiche ab. In sieben Workshops erarbeitete das Team über 100 Kennzahlen. Dabei zeigte sich die größte Überschneidung der Anforderungen im Projektcontrolling. Rückblickend würde Tiroch die Workshops kompakter halten und früher mit Prototypen arbeiten. Die praktische Arbeit an den Berichten brachte weitere Ideen hervor. Eine interne Projektleitung verband die Fachbereiche mit dem Umsetzungsteam. Das Unternehmen entwickelt Berichte inzwischen selbst weiter und baut Kompetenz im Data Engineering auf.

Die Datenbasis verbindet mehrere Quellsysteme in einem Data Warehouse auf SQL Server. Der Fassadenbauer wählte den Betrieb im eigenen Haus, weil Infrastruktur und Wissen vorhanden waren und die Daten im Unternehmen bleiben sollten. Im gezeigten Projektbericht sank die Zahl der dargestellten Werte von 750 auf 250. Eine Übersicht macht kritische Entwicklungen sichtbar, während ein Detailbericht die Prüfung einzelner Zahlen erlaubt. Der Bericht zeigt Budget, Plan und Prognose sowie zeitliche Verläufe von Selbstkosten und Umsätzen. Weitere Datenverknüpfungen waren zum Zeitpunkt der Aufnahme noch geplant.

Die Aufzeichnung zeigt den Vergleich zwischen altem Excel-Bericht und der neuen Projektübersicht. Michael Tiroch erläutert die Auswahl des ersten Anwendungsfalls und die Grenzen der bisherigen Umsetzung. Marc Spiel, Senior Consultant bei roosi, führt durch das Gespräch. Für Verantwortliche in Projektgeschäft, Controlling und IT ist besonders die Abwägung zwischen zentraler Datenbasis, täglichem Reporting und internem Kompetenzaufbau relevant. In der Fragerunde geht es um die Projektfreigabe und um Excel-Listen neben der BI-Lösung.