IBCS und Notations-konzepte Einheitliche Regeln für verständliche Berichte

Eine einheitliche Notation macht Ist, Plan, Forecast und Abweichungen leichter erkennbar. Leser müssen sich nicht bei jedem Bericht auf neue Darstellungen einstellen. Das spart Zeit und verringert das Risiko, Informationen falsch zu interpretieren.

Einheitliche Einheiten, Skalierungen und Darstellungsregeln erleichtern den Vergleich zwischen Zeiträumen, Unternehmensbereichen und Gesellschaften. Sind auch die Kennzahlen einheitlich definiert, lassen sich Unterschiede erkennen, ohne zunächst die Darstellungen abgleichen zu müssen.

IBCS hilft, Berichte logisch aufzubauen, wesentliche Erkenntnisse herauszuarbeiten und mit passenden Diagrammen und Tabellen zu belegen. So wird deutlicher, was die Zahlen aussagen und welche Zusammenhänge für die Beurteilung wichtig sind.

Ein Notationskonzept legt die Darstellungsregeln einmal verbindlich fest. Sind diese in Vorlagen und Werkzeugen umgesetzt, müssen Berichtsersteller nicht jedes Mal neu über Farben, Diagrammtypen, Skalierungen oder Beschriftungen entscheiden. Sie können sich stärker auf die Inhalte konzentrieren.

IBCS® steht für International Business Communication Standards. Die Standards beschreiben, wie Berichte, Präsentationen und Dashboards verständlich aufgebaut und gestaltet werden. Sie umfassen sowohl Regeln für eine einheitliche visuelle Notation als auch Prinzipien für den inhaltlichen Aufbau und die Vermittlung von Aussagen. Die Notationsregeln sind inzwischen auch im internationalen Standard ISO 24896 verankert.

Ein Notationskonzept legt verbindlich fest, wie Informationen in den Berichten eines Unternehmens dargestellt werden. Es basiert auf IBCS und ISO 24896 und enthält unter anderem Regeln für Szenarien, Abweichungen, Einheiten, Skalierungen, Titel und Hervorhebungen. Dazu kommen unternehmensspezifische Festlegungen, beispielsweise für Bezeichnungen und Abkürzungen. Das Notationskonzept gilt unabhängig davon, mit welchem Werkzeug Berichte erstellt werden.

SUCCESS fasst die sieben Regelbereiche der IBCS Standards zusammen. Die englischen Anfangsbuchstaben stehen für:

• SIMPLIFY: Überflüssiges vermeiden
• UNIFY: Semantische Notation anwenden
• CHECK: Visuelle Integrität sicherstellen
• CONDENSE: Informationsdichte erhöhen
• EXPRESS: Geeignete Visualisierung wählen
• STRUCTURE: Inhalt gliedern
• SAY: Botschaft vermitteln

SIMPLIFY, UNIFY und CHECK gehören zur Notation, deren Regeln an ISO 24896 ausgerichtet sind. SAY, STRUCTURE, EXPRESS und CONDENSE bilden die Composition.

Die Notation regelt, wie Informationen einheitlich dargestellt werden. Dazu gehören beispielsweise die Füllungen von Ist-, Plan- und Forecast-Werten, die Kennzeichnung von Abweichungen oder die Skalierung von Diagrammen. Composition beschäftigt sich dagegen mit dem Inhalt: Welche Aussage soll vermittelt werden, wie werden Informationen gegliedert und welche Darstellung eignet sich dafür? Beide Bereiche ergänzen sich innerhalb der IBCS Standards.

IBCS verwendet Farben gezielt, um Informationen eine bestimmte Bedeutung zu geben. Ist-Werte werden beispielsweise dunkel, frühere Vergleichswerte häufig heller dargestellt. Bei Abweichungen steht Grün für eine wünschenswerte, Rot für eine nicht wünschenswerte und Blau für eine neutrale oder nicht eindeutig bewertbare Wirkung. Darüber hinaus sind Farben für gezielte Hervorhebungen möglich. Entscheidend ist, dass ihre Bedeutung eindeutig festgelegt und einheitlich angewendet wird.

Ja, die IBCS Standards werden von der gemeinnützigen IBCS Association unter der Creative-Commons-Lizenz CC BY-SA 4.0 veröffentlicht und können unter Einhaltung der Lizenzbedingungen frei genutzt werden. Die internationale Norm ISO 24896 ist davon als eigenständige Veröffentlichung zu unterscheiden. Kosten können beispielsweise für Software, die Entwicklung eines Notationskonzepts, die technische Umsetzung oder Schulungen entstehen.

Ja. Grundlegende Notationsregeln lassen sich bereits mit den Standardfunktionen von Power BI umsetzen. Bei komplexeren Szenariovergleichen, Abweichungsdiagrammen und Tabellen wird die Umsetzung allerdings häufig aufwendig und erfordert zusätzliche Maßnahmen, etwa mit DAX oder speziellen Visualisierungen. IBCS-zertifizierte Erweiterungen wie Zebra BI bieten entsprechende Funktionen und erleichtern die Erstellung standardisierter Berichte erheblich.

Ja. Die IBCS Association zertifiziert Software, die festgelegte Anforderungen an die Erstellung standardisierter Diagramme und Tabellen erfüllt. Dabei werden die Umsetzung der Notationsregeln und die Bedienbarkeit geprüft. Eine Zertifizierung bedeutet allerdings nicht, dass jeder mit dieser Software erstellte Bericht automatisch sämtliche IBCS-Prinzipien erfüllt. Eine Übersicht der zertifizierten Produkte finden Sie auf der Website der IBCS Association.

Corporate Design legt das einheitliche Erscheinungsbild eines Unternehmens fest, etwa durch Schriftarten, Farben und Logos. IBCS regelt darüber hinaus, wie betriebswirtschaftliche Informationen dargestellt und vermittelt werden. Beide Konzepte lassen sich miteinander verbinden. Dabei müssen die festgelegten Bedeutungen der IBCS-Notation erhalten bleiben, auch wenn Elemente des Corporate Designs übernommen werden.

Nein. Ein Kennzahlensystem legt fest, welche Kennzahlen verwendet werden, wie sie definiert sind und wie sie berechnet werden. IBCS regelt hingegen, wie diese Informationen verständlich dargestellt und kommuniziert werden. Ein Notationskonzept ersetzt deshalb weder fachliche Kennzahlendefinitionen noch ein Semantikmodell. Es ergänzt diese um verbindliche Regeln für die Darstellung.

Ein Notationskonzept ist besonders sinnvoll, wenn mehrere Personen Berichte erstellen oder unterschiedliche Abteilungen, Gesellschaften und Standorte dieselben Informationen verwenden. Auch wenn Berichte in verschiedenen Werkzeugen entstehen, schafft eine gemeinsame Notation klare Vorgaben. Der Nutzen hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als von Umfang, Vielfalt und regelmäßiger Nutzung der Berichte.

Das hängt vom Umfang der Berichtslandschaft und den notwendigen unternehmensspezifischen Abstimmungen ab. Zunächst werden bestehende Berichte betrachtet, Begriffe und Abkürzungen mit den Fachbereichen abgestimmt und die verbindlichen Notationsregeln dokumentiert. Danach erfolgt die Umsetzung in den eingesetzten Werkzeugen. Die Entwicklung des Konzepts und die anschließende Umstellung der Berichte sind deshalb zwei getrennt zu betrachtende Aufgaben.

Erste Hinweise liefert die einheitliche Darstellung von Szenarien, Abweichungen, Einheiten und Skalierungen. Auch korrekt aufgebaute Titel, eindeutige Beschriftungen und unverzerrte Größenverhältnisse gehören dazu. Für eine fundierte Beurteilung müssen jedoch alle jeweils relevanten Notationsregeln geprüft werden. Soll der Bericht die IBCS-Prinzipien insgesamt erfüllen, sind zusätzlich die Regeln der Composition zu berücksichtigen.