Power BI meistern: 10 Tipps für überzeugendere Berichte

Veröffentlicht am 28.10.24 14:30 durch roosi Redaktion

 Egal, ob du gerade erst mit Power BI startest oder bereits ein erfahrener User bist – die Plattform bietet ständig neue Möglichkeiten, Berichte noch effizienter und ansprechender zu gestalten. In diesem Blogbeitrag teilen wir zehn wertvolle Tipps und Tricks, mit denen du das Maximum aus deinen Power BI-Berichten herausholst. Von Designempfehlungen über Performance-Optimierungen bis hin zu cleveren Arbeitsmethoden – diese Ratschläge unterstützen dich dabei, überzeugendere und leistungsfähigere Berichte zu erstellen. 

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Power BI Design-Tipps

Das Design eines Berichts ist der erste Eindruck, den die Nutzer erhalten, und bestimmt maßgeblich, wie gut er die Daten interpretieren kann. Ein gut gestalteter Bericht spart den Usern Zeit und hilft ihnen, relevante Informationen schnell zu finden. Hier sind einige bewährte Design-Tipps, um deine Power BI-Berichte benutzerfreundlicher und ansprechender zu gestalten.

1. Halte deine Berichte sauber und übersichtlich

Wie Antoine de Saint-Exupéry sagte: „Perfektion ist erreicht, nicht, wenn nichts mehr hinzuzufügen ist, sondern wenn nichts mehr weggenommen werden kann.“ Dieses Zitat ist eine hervorragende Richtlinie für die Gestaltung von Power BI-Berichten. Ein überladener Bericht mit zu vielen Diagrammen und Visualisierungen kann die Nutzer verwirren und die Ladezeiten erheblich verlängern. Stattdessen solltest du dich darauf konzentrieren, nur die wichtigsten Informationen zu präsentieren. Ein guter Bericht enthält etwa drei bis fünf Visualisierungen pro Seite sowie einige KPIs oder andere wesentliche Elemente. Reduziere alles Überflüssige, um die Übersichtlichkeit und die Performance deines Berichts zu verbessern.

Manchmal musst du jedoch viele Daten auf einer Seite darstellen. In solchen Fällen können benutzerdefinierte Visualisierungen wie Drill-Down-Diagramme helfen, die Daten effizienter darzustellen, ohne dass der Bericht überladen wirkt. So kannst du beispielsweise mit kombinierten Diagrammen oder Zeitreihen die Darstellung optimieren, ohne die Übersichtlichkeit zu opfern.

2. Nutze Tooltips voll aus

Tooltips sind ein mächtiges, oft unterschätztes Werkzeug in Power BI. Sie ermöglichen es dir, zusätzliche Informationen anzuzeigen, ohne den Bericht mit weiteren Visualisierungen zu überladen. Viele Berichtersteller verwenden Tooltips nur, um bereits dargestellte Werte zu erweitern, aber du kannst sie auch nutzen, um den Nutzern zusätzlichen Kontext zu geben. Beispielsweise kannst du Berechnungen wie Summen oder Durchschnittswerte in einem Tooltip darstellen, die sonst keinen Platz auf der Berichtsseite finden.

Darüber hinaus bieten einige benutzerdefinierte Visualisierungen, wie die Drill Down Visuals, erweiterte Tooltip-Optionen, die es ermöglichen, relevante Daten aus anderen Serien oder Kategorien anzuzeigen. So kannst du zusätzliche Informationen bereitstellen, ohne das Layout deines Berichts zu beeinträchtigen.

 

3. Verwende Seiten-Tooltips

Wenn du ganze Visualisierungen anzeigen möchtest, ohne sie auf der Berichtsseite zu platzieren, sind Seiten-Tooltips eine ideale Lösung. Diese Tooltips zeigen einen Ausschnitt einer separaten Berichtsseite an und passen die Visualisierungen an die Filter an, die der Nutzer auf der Hauptseite angewendet hat. So kannst du wichtige Details anzeigen, ohne den Hauptbericht zu überfrachten. 

Um Seiten-Tooltips zu erstellen, legst du einfach eine neue Berichtsseite an und stellst diese im Formatierungsbereich auf „Tooltip“ ein. Danach kannst du die Visualisierungen, die im Tooltip erscheinen sollen, hinzufügen und diesen Tooltip dann mit den gewünschten Visualisierungen auf der Hauptseite verknüpfen. Das ist besonders nützlich, wenn du den Nutzern eine tiefere Einsicht in bestimmte Daten bieten möchtest, ohne die Benutzeroberfläche zu überladen.

4. Mach deinen Bericht zugänglich und inklusiv

Ein gut gestalteter Bericht berücksichtigt die Bedürfnisse aller Nutzer, einschließlich Menschen mit Einschränkungen wie Farbenblindheit oder Sehschwächen. Indem du deinen Bericht zugänglicher machst, stellst du sicher, dass er von einem breiteren Publikum verstanden werden kann. Nutze beispielsweise kontrastreiche Farben, um verschiedene Elemente deutlich zu unterscheiden. Ein einfacher, solider Hintergrund kann ebenfalls die Lesbarkeit verbessern, indem er verhindert, dass Text und Diagramme mit dem Hintergrundbild konkurrieren.

Vergiss auch nicht die Lesbarkeit von Texten. Nutze klare, gut sichtbare Schriftarten und kontrastreiche Farben für Überschriften, Legenden und Beschriftungen. Es gibt viele bewährte Methoden, wie du deinen Bericht barrierefreier gestalten kannst – und das sorgt dafür, dass er für alle Nutzer besser verständlich ist.

 

5. Wähle die richtigen Visualisierungen für deine Daten

Eine der größten Herausforderungen bei der Berichterstellung ist es, die richtige Visualisierung für die Daten zu finden. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, dieselben Informationen darzustellen, aber nicht jede Visualisierung ist für jede Art von Daten geeignet. Bevor du ein Diagramm wählst, solltest du dir überlegen, welche Geschichte du erzählen willst und welche Visualisierung die Informationen am klarsten und genauesten vermittelt.

Nehmen wir zum Beispiel kategoriale Daten: Solltest du die relativen Anteile jeder Kategorie darstellen wollen, eignen sich Kreis- oder Donut-Diagramme. Wenn du jedoch Unterschiede zwischen den Kategorien präziser vergleichen möchtest, sind Balken- oder Säulendiagramme die bessere Wahl. Für Zeitreihen sind Liniendiagramme ideal, während für hierarchische Daten Netzdiagramme besonders hilfreich sind. Die Wahl der richtigen Visualisierung kann den Unterschied zwischen einem informativen und einem verwirrenden Bericht ausmachen.


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©zoomcharts

6. Optimiere deine Abfragen

Eine der häufigsten Ursachen für langsame Berichte sind ineffiziente Abfragen. Jede unnötige Abfrage oder DAX-Berechnung verlängert die Ladezeit des Berichts. Verwende den Power BI Performance Analyzer, um herauszufinden, welche Abfragen oder Visualisierungen die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Wenn eine Abfrage länger dauert als erwartet, überprüfe, ob du sie optimieren kannst. Vermeide komplexe Berechnungen und filtere Daten so früh wie möglich, um die Performance zu verbessern.

 

7. Bereinige deine Daten

Die Datenquelle hat einen erheblichen Einfluss auf die Performance deines Berichts. Power BI lädt alle Daten, die in den Abfragen enthalten sind, in den Arbeitsspeicher. Wenn du also unnötige Spalten oder Daten geladen hast, kann dies die Performance negativ beeinflussen. Entferne alle nicht benötigten Spalten aus deinen Abfragen oder erstelle eine zusammengefasste Tabelle, um die Effizienz zu steigern. Dies verbessert nicht nur die Geschwindigkeit, sondern erhöht auch die Datensicherheit, indem nur die relevanten Informationen geladen werden.

 

8. Wähle eine sinnvolle Standardansicht

Wenn der Standardansichtsbereich zu breit gefasst ist, kann das die Ladezeiten drastisch verlängern. Zum Beispiel: Wenn ein Diagramm standardmäßig Daten über mehrere Jahre hinweg anzeigt, dauert es länger, bis die Daten geladen sind. Setze die Standardansicht so, dass sie einen kleineren, relevanteren Zeitraum zeigt. Die Nutzer können immer noch zoomen oder den Bereich erweitern, aber die anfängliche Ladezeit wird dadurch reduziert.

 

9. Organisiere deine Datensätze

Bei großen Datensätzen kann es schnell chaotisch werden. Um den Überblick zu behalten, solltest du Felder in Ordnern gruppieren. In der Modellansicht kannst du für jedes Feld eine „Anzeigemappe“ erstellen, in die du verwandte Felder einsortieren kannst. So findest du die benötigten Felder schneller und behältst auch bei großen Datensätzen die Kontrolle.

 

10. Lass dich von anderen Power BI-Entwickler:innen inspirieren

Es gibt immer etwas zu lernen – besonders in der aktiven Power BI-Community. Schau dir an, was andere Entwickler:innen machen, und lass dich von ihren Ideen inspirieren. Besuche Blogs, wie den Microsoft Power BI Blog, um neue Techniken und Best Practices zu entdecken. Auch die Teilnahme an der Community kann dir helfen, neue Ansätze und Lösungen für häufige Probleme zu finden.

 

Fazit

Power BI bietet eine enorme Bandbreite an Möglichkeiten, überzeugende Berichte zu erstellen. Durch die Umsetzung dieser zehn Tipps kannst du nicht nur das Design und die Performance deiner Berichte verbessern, sondern auch effizienter arbeiten und die Nutzererfahrung erheblich steigern. Halte dich auf dem Laufenden, lerne von anderen Entwickler:innen und bleib kreativ – so wirst du mit Power BI immer bessere Berichte erstellen.

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Michael Schwingenschlögl, Principial Data Engineer, roosi GmbH